Polityka prywatności

Wersja: 1.0

Wejście w życie: z dniem publikacji w Serwisie.

Administrator danych: SONATE sp. z o.o. z siedzibą w Lublinie, ul. Frezerów 2, 20-209 Lublin, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0001162191, NIP 9462751627, REGON 541212186

Kontakt w sprawach ochrony danych: admin@getsonate.com

Niniejsza Polityka prywatności (dalej: „Polityka”) stanowi wykonanie obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 i art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”), z uwzględnieniem ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

1. Zakres Polityki

1.1. Polityka opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego dostępnego pod adresem getsonate.com (dalej: „Serwis”) oraz udostępnianych w nim bezpłatnych narzędzi, w szczególności:

1. formularza kontaktowego i kalendarza rezerwacji rozmów;
2. oceny automatyzacji (getsonate.com/automatyzacja);
3. narzędzi do przetwarzania plików, w tym importu do Subiekta i Sonate Connect;
4. narzędzia „Odzyskaj należność” (getsonate.com/odzyskaj-naleznosc), po jego udostępnieniu.

1.2. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z Serwisem jest SONATE sp. z o.o. (dalej: „Administrator”).

1.3. Polityka nie dotyczy przetwarzania danych w ramach usług świadczonych przez Administratora na podstawie odrębnych umów z klientami. Zasady tego przetwarzania określają te umowy.

1.4. Zasady korzystania z Serwisu i narzędzi określa Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną getsonate.com (dalej: „Regulamin”).

2. Inspektor Ochrony Danych

2.1. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, ponieważ nie zachodzą okoliczności, o których mowa w art. 37 ust. 1 RODO. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem admin@getsonate.com albo pisemnie na adres siedziby wskazany w nagłówku Polityki.

3. Kategorie danych i źródła

3.1. Dane techniczne: adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, adres odwiedzanej podstrony, czas żądania oraz dane diagnostyczne, przetwarzane przy każdym korzystaniu z Serwisu przez infrastrukturę Cloudflare, w tym w celu ochrony przed botami (Cloudflare Turnstile) i ograniczania liczby żądań. Dzienniki zdarzeń Serwisu zawierają wyłącznie rodzaj zdarzenia i identyfikator żądania, bez treści przesłanych danych.

3.2. Dane z formularza kontaktowego: imię lub imię i nazwisko, adres e-mail i treść wiadomości oraz, opcjonalnie, numer telefonu, przewidywany budżet, termin i odpowiedź na pytanie „Skąd o nas wiesz?”. Gdy użytkownik wysyła wiadomość po ocenie automatyzacji, może dołączyć podsumowanie oceny oraz podać nazwę firmy lub adres jej strony.

3.3. Dane z rezerwacji rozmowy: dane wpisane w formularzu rezerwacji kalendarza Google osadzonym na stronie kontaktu, w szczególności imię i nazwisko oraz adres e-mail.

3.4. Odpowiedzi w ocenie automatyzacji: branża, opis procesu i problemu, wykorzystywane systemy oraz odpowiedzi na pytania doprecyzowujące. Ocena nie wymaga podania imienia, nazwiska ani adresu e-mail.

3.5. Dane z narzędzia „Odzyskaj należność” przekazywane na serwer Administratora: NIP kontrahenta przy sprawdzeniu w rejestrach publicznych oraz dane wskazane w pkt 5.2 przy przygotowaniu lub przeredagowaniu akapitu pisma.

3.6. Dane dotyczące funkcji w przygotowaniu: adres e-mail podany w celu otrzymania powiadomienia, wraz z nazwą funkcji, oraz informacja o kliknięciu takiej funkcji, bez danych identyfikujących osobę.

3.7. Dane przetwarzane wyłącznie w przeglądarce użytkownika: pliki i dane w narzędziach do przetwarzania plików, dane faktur, stron i wpłat w narzędziu „Odzyskaj należność” oraz tworzone dokumenty. Dane te nie są przekazywane Administratorowi, z wyjątkiem danych wskazanych w pkt 3.5.

3.8. Źródła danych: Administrator pozyskuje dane bezpośrednio od osób korzystających z Serwisu, a wyniki sprawdzenia kontrahenta — z publicznych rejestrów: wykazu podatników VAT („biała lista”) oraz Krajowego Rejestru Sądowego.

3.9. Dane o zgłoszeniach i ich dostarczeniu: w prywatnym rejestrze Administrator zapisuje identyfikator zgłoszenia, jego datę, kontekst, automatycznie rozpoznane źródło i opcjonalną deklarację użytkownika oraz status obsługi. Adresu e-mail, numeru telefonu ani treści wiadomości nie kopiuje do tego rejestru. Na potrzeby ochrony przed powtórną wysyłką zapisuje odrębnie skrót zgłoszenia, jego identyfikator i stan dostarczenia.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

4.1. Udostępnienie Serwisu i narzędzi, w tym wykonanie funkcji uruchamianych przez użytkownika (sprawdzenie kontrahenta, ocena automatyzacji, przygotowanie akapitu pisma) — w celu wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną zawartej na zasadach Regulaminu. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4.2. Obsługa zapytania przesłanego formularzem kontaktowym, umówienie i przeprowadzenie rozmowy oraz korespondencja przed zawarciem umowy — w celu podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a gdy osoba działa w imieniu przedsiębiorcy — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na kontakcie z potencjalnym klientem).

4.3. Zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, ochrona przed botami i nadużyciami, ograniczanie liczby żądań, diagnostyka błędów i zapobieganie powtórnej wysyłce zgłoszenia. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na bezpiecznym i niezawodnym działaniu Serwisu oraz formularza).

4.4. Wysłanie jednorazowego powiadomienia o uruchomieniu funkcji w przygotowaniu. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda wyrażona przez podanie adresu e-mail i kliknięcie „Powiadom mnie”, w związku z art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej.

4.5. Pomiar korzystania z Serwisu i zainteresowania funkcjami, ustalanie źródeł zgłoszeń oraz prowadzenie rejestru ich obsługi. Podstawa prawna, w zakresie przetwarzania danych osobowych: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na rozwijaniu Serwisu, ocenie skuteczności pozyskiwania zgłoszeń i organizacji ich obsługi).

4.6. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4.7. Administrator nie podejmuje decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływały (art. 22 RODO). Wyniki narzędzi i funkcji AI są propozycjami, które użytkownik sprawdza i wykorzystuje według własnej decyzji.

5. Narzędzie „Odzyskaj należność”

5.1. Obliczenia i dokumenty powstają w przeglądarce użytkownika. Administrator nie zapisuje danych faktur, dokumentów ani danych kontrahentów użytkownika, z wyjątkiem wyniku sprawdzenia kontrahenta przechowywanego zgodnie z pkt 5.2 ppkt 1.

5.2. Gdy użytkownik uruchamia poniższe funkcje, przeglądarka łączy się z usługami zewnętrznymi bezpośrednio lub przez serwer Administratora:

1. sprawdzenie kontrahenta — NIP trafia do wykazu podatników VAT. Jeżeli wykaz zwróci numer KRS, narzędzie sprawdza go w Krajowym Rejestrze Sądowym. Wynik jest przechowywany w pamięci podręcznej serwera do 24 godzin;
2. przygotowanie lub przeredagowanie akapitu pisma — do OpenRouter i Google Vertex AI (pkt 6) trafiają opis sprawy, wybrane dane stron (np. nazwa, NIP i miejscowość), dane faktur i wpłat oraz ewentualne informacje o dowodach i osobie podpisującej pismo. Przy przeredagowaniu przekazujemy również poprzednią wersję akapitu i ewentualne dodatkowe polecenie użytkownika. Narzędzie pomija osobne pola z pełnym adresem, adresem e-mail i numerem rachunku. Dane wpisane w polach tekstowych, takich jak opis sprawy lub polecenie, mogą zostać przekazane w treści zapytania;
3. kurs euro — przeglądarka pobiera go bezpośrednio z serwisu Narodowego Banku Polskiego (api.nbp.pl).

5.3. Funkcja „Zapamiętaj moje dane na tym urządzeniu” zapisuje dane wierzyciela wyłącznie w przeglądarce użytkownika. Odznaczenie pola usuwa te dane.

5.4. W opisie sprawy i dodatkowych poleceniach nie podawaj pełnych adresów, adresów e-mail, numerów rachunków, numerów PESEL ani danych o zdrowiu.

6. Funkcje oparte na sztucznej inteligencji

6.1. Funkcje oparte na sztucznej inteligencji obejmują ocenę automatyzacji oraz przygotowanie akapitu pisma w narzędziu „Odzyskaj należność”. Dane przekazujemy dostawcom modelu językowego po uruchomieniu danej funkcji przez użytkownika, aby przygotować odpowiedź.

6.2. Zapytania kierujemy przez OpenRouter, Inc. do modelu językowego w Google Vertex AI. Treść zapytań i odpowiedzi nie jest używana do trenowania modeli w ramach tych usług. Google Vertex AI może przechowywać zapytania oznaczone przez mechanizmy bezpieczeństwa przez maksymalnie 90 dni w celu wykrywania i badania nadużyć. OpenRouter może zachować treść w wyjątkowych przypadkach opisanych w zasadach retencji OpenRouter, np. gdy jest to konieczne do weryfikacji lub zgłoszenia treści oznaczonych przez mechanizmy bezpieczeństwa albo do ich zabezpieczenia zgodnie z prawem.

6.3. Administrator nie wykorzystuje danych użytkowników do trenowania modeli sztucznej inteligencji.

6.4. Wynik działania modelu jest sprawdzany przez mechanizm walidacji, a następnie przez użytkownika, który decyduje o jego wykorzystaniu. Wynik nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani innej porady specjalistycznej.

6.5. W ocenie automatyzacji i w opisie sprawy nie należy podawać danych osobowych szczególnych kategorii (art. 9 RODO), w tym danych o zdrowiu pacjentów lub klientów.

7. Pliki cookies i pamięć przeglądarki

Informację o wyświetleniu zaproszenia do rozmowy o bezpłatnym prototypie zapisujemy w pamięci sesji karty (sessionStorage), aby nie pokazywać go ponownie podczas przeglądania strony. Zapis nie zawiera identyfikatora użytkownika ani danych kontaktowych i nie jest wysyłany na serwer.

7.1. Własny pomiar Serwisu zlicza m.in. odsłony, kliknięcia prowadzące do kontaktu, użycie kalkulatora i pobrania materiałów. Rozpoznaje ogólne źródło wizyty na podstawie oznaczeń kampanii lub strony odsyłającej. Pomiar zdarzeń nie używa plików cookies ani trwałych identyfikatorów, nie zapisuje w zbiorczych statystykach adresów IP, pełnych adresów stron ani danych z formularzy. Pomiar zdarzeń nie działa, gdy przeglądarka wysyła sygnał Do Not Track lub Global Privacy Control. Zasady prowadzenia odrębnego rejestru zgłoszeń opisano w pkt 3.9.

7.2. Do działania i ochrony Serwisu wykorzystywane są następujące informacje zapisywane lub odczytywane w urządzeniu użytkownika:

1. dane techniczne mechanizmu Cloudflare Turnstile, chroniącego formularze i narzędzia przed botami;
2. ustawienia raportowania błędów sieci (Network Error Logging), które Cloudflare przekazuje przeglądarce, aby wykrywać problemy z dostępnością Serwisu;
3. dane wierzyciela w pamięci przeglądarki (localStorage), wyłącznie po zaznaczeniu „Zapamiętaj moje dane na tym urządzeniu”.

7.3. Strona kontaktu zawiera kalendarz rezerwacji rozmów dostarczany przez Google. Kalendarz wczytuje się razem ze stroną kontaktu, a Google może wtedy zapisywać i odczytywać w urządzeniu użytkownika własne pliki cookies na zasadach opisanych w polityce prywatności Google.

7.4. Użytkownik może w każdej chwili usunąć dane zapisane w przeglądarce w jej ustawieniach (dane witryny getsonate.com).

8. Odbiorcy danych i przekazywanie poza EOG

8.1. Administrator korzysta z dostawców, którzy przetwarzają dane w jego imieniu na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych:

1. Cloudflare, Inc. — hosting Serwisu, serwer narzędzi, ochrona przed botami (Turnstile) oraz wysyłka wiadomości z formularzy do skrzynki Administratora;
2. Google — poczta elektroniczna i kalendarz (Google Workspace);
3. OpenRouter, Inc. — dostęp do modelu językowego w usłudze Google Vertex AI, z której OpenRouter korzysta jako dalszy podmiot przetwarzający.

8.2. W ramach sprawdzenia kontrahenta NIP jest przekazywany do wykazu podatników VAT prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Numer KRS uzyskany z wykazu jest przekazywany do Krajowego Rejestru Sądowego.

8.3. Odbiorcami danych mogą być także organy publiczne i sądy — w zakresie wynikającym z przepisów prawa — oraz doradcy Administratora (prawni i księgowi) zobowiązani do zachowania poufności.

8.4. Część dostawców przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych. Administrator zapewnia odpowiedni stopień ochrony danych przez:

1. decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO), w tym decyzję wykonawczą Komisji (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r. dotyczącą EU-US Data Privacy Framework — wobec dostawców uczestniczących w tym programie;
2. standardowe klauzule umowne przyjęte decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2021/914 z dnia 4 czerwca 2021 r. (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).

8.5. Na żądanie przesłane na adres admin@getsonate.com Administrator udostępnia informacje o zastosowanych zabezpieczeniach przekazania danych.

9. Okresy przechowywania

9.1. Dane techniczne w dziennikach infrastruktury Cloudflare — do 7 dni, zgodnie z domyślnymi ustawieniami dostawcy.

9.2. Wynik sprawdzenia kontrahenta w pamięci podręcznej serwera — do 24 godzin.

9.3. Administrator nie przechowuje treści zapytań do modelu językowego ani odpowiedzi w ramach działania funkcji AI. Zasady przechowywania treści przez dostawców opisano w pkt 6.2. Jeśli użytkownik prześle podsumowanie oceny w formularzu kontaktowym, jest ono przechowywane jako część korespondencji (pkt 9.4).

9.4. Wiadomości z formularza kontaktowego i korespondencja — do zakończenia rozmów, a następnie przez 12 miesięcy; po zawarciu umowy — przez okres jej wykonywania i do upływu terminów przedawnienia roszczeń.

9.5. Dane rezerwacji rozmowy — przez 12 miesięcy od dnia rozmowy.

9.6. Adres e-mail do powiadomienia o funkcji w przygotowaniu — do wysłania powiadomienia, rezygnacji z tej funkcji albo cofnięcia zgody, nie dłużej niż 12 miesięcy.

9.7. Dane zapisane w pamięci przeglądarki użytkownika — do ich usunięcia przez użytkownika.

9.8. Zbiorcze statystyki i prywatny rejestr zgłoszeń — około 180 dni, z codziennym usuwaniem starszych rekordów. Skrót używany do ochrony przed powtórną wysyłką i powiązany stan dostarczenia wygasają po 48 godzinach i są usuwane podczas codziennego porządkowania.

9.9. Okresy te mogą zostać przedłużone, jeżeli jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo wymagają tego przepisy prawa.

10. Prawa osoby, której dane dotyczą

10.1. W zakresie i na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo:

1. dostępu do danych i uzyskania ich kopii (art. 15 RODO);
2. sprostowania danych (art. 16 RODO);
3. usunięcia danych (art. 17 RODO);
4. ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
5. przenoszenia danych (art. 20 RODO);
6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 21 RODO);
7. cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO).

10.2. Żądania można kierować na adres admin@getsonate.com albo pisemnie na adres siedziby Administratora. Administrator odpowiada bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony o dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter lub liczbę żądań (art. 12 ust. 3 RODO).

10.3. Narzędzia działają bez konta, dlatego Administrator może nie być w stanie powiązać żądania z konkretnymi danymi bez wskazania szczegółów, np. adresu e-mail podanego w formularzu. Administrator może poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.

10.4. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO. W Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (uodo.gov.pl).

11. Dobrowolność, bezpieczeństwo i zmiany Polityki

11.1. Podanie danych jest dobrowolne. Bez adresu e-mail Administrator nie odpowie na wiadomość ani nie wyśle powiadomienia. Narzędzia działają bez podawania danych osobowych.

11.2. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO), w tym szyfrowanie połączeń (TLS), przetwarzanie danych narzędzi w przeglądarce użytkownika, weryfikację Turnstile, limity liczby żądań oraz dzienniki zdarzeń bez treści przesyłanych danych.

11.3. W razie naruszenia ochrony danych osobowych Administrator postępuje zgodnie z art. 33 i 34 RODO.

11.4. Administrator może zmienić Politykę w razie zmian w Serwisie, u dostawców lub w przepisach prawa. Aktualna wersja jest dostępna pod adresem getsonate.com/polityka-prywatnosci.