Dobry formularz online zbiera potrzebne informacje i przekazuje je do określonej osoby lub systemu. Przeniesienie pól z papieru na stronę jest tylko częścią wdrożenia. O jego wartości decyduje to, czy pacjent rozumie pytania, personel otrzymuje wszystkie potrzebne informacje, a zgłoszenie nie ginie po naciśnięciu „Wyślij”.
W Sonate wdrażaliśmy formularze m.in. dla RokMed i Fizjobalance. Rozwijamy też produkt obejmujący prośby o receptę na leki przyjmowane przewlekle i deklaracje POZ. Wysłanie formularza uruchamia powiadomienie e-mail do placówki. Opis projektów rozdziela wdrożenia klientów od publicznych wersji demonstracyjnych.
Jak wygląda formularz dla pacjenta
Możesz otworzyć przykładowy formularz recept albo przykładową deklarację POZ. Do przeglądania nie są potrzebne prawdziwe dane pacjenta. Sam formularz prośby o receptę nie wystawia recepty automatycznie.
Zaprojektuj pytania i dalszą obsługę razem
Zanim powstaną pola, zapisz cel każdego pytania: kto wykorzysta odpowiedź, do jakiej czynności i czy jest konieczna na tym etapie. Jeżeli informacja nie ma odbiorcy ani zastosowania, warto zakwestionować jej zbieranie. Takie podejście do układania pytań opisuje GOV.UK Service Manual.
Pytania zależne od wcześniejszych odpowiedzi pokazuj dopiero wtedy, gdy są potrzebne. Użytkownik nie powinien rozstrzygać, które z wielu niepasujących pól ma zignorować. Przy bardziej złożonych formularzach warto pozwolić pacjentowi sprawdzić dane przed wysłaniem. Wzorzec podsumowania odpowiedzi pokazuje sposób połączenia podsumowania z możliwością poprawy.
Jak przebiega zgłoszenie?
Wybierz rodzaj sprawy, aby zobaczyć kolejne kroki. To przykład sposobu obsługi — szczegóły ustalamy osobno dla każdej placówki.
- Pacjent przekazuje prośbę
Formularz porządkuje dane wymagane przez placówkę oraz leki, dawki i liczbę opakowań.
- Pacjent sprawdza podsumowanie
Może wrócić do odpowiedzi i poprawić pomyłki przed wysłaniem.
- Zgłoszenie trafia do obsługi
Wysłanie formularza uruchamia powiadomienie e-mail do placówki. Personel obsługuje zgłoszenie i w razie braków prosi o uzupełnienie.
- Decyzja pozostaje po stronie placówki
Przyjęcie formularza nie jest wystawieniem recepty. Dalsza obsługa odbywa się według zasad przychodni.
Wskazówki dotyczące pytań zależnych od odpowiedzi i podsumowania formularza: GOV.UK Service Manual i sprawdzanie odpowiedzi. Zakres medyczny ustala placówka.
Co musi działać po stronie zespołu
| Moment | Pacjent powinien wiedzieć | Placówka powinna mieć |
|---|---|---|
| Wypełnianie | Jakie informacje przygotować i co oznaczają pola. | Uzgodniony zakres potrzebnych danych. |
| Błąd | Co poprawić, bez utraty pozostałych odpowiedzi. | Sprawdzanie poprawności danych również na serwerze. |
| Wysłanie | Czy zgłoszenie zostało przyjęte i co nastąpi dalej. | Trwały zapis oraz sposób wykrycia nieudanego przyjęcia. |
| Obsługa | Jak uzyska informację o dalszym kroku. | Osobę odpowiedzialną za zgłoszenie, jego status i sposób uzupełniania braków. |
Potwierdzenie wysłania nie powinno obiecywać decyzji, która jeszcze nie zapadła. Podobnie wysłany e-mail do personelu nie jest dowodem zakończenia sprawy. Oddziel przyjęcie zgłoszenia, powiadomienie i obsługę merytoryczną.
W Mezantiku, naszym narzędziu do tworzenia i obsługi formularzy, odpowiedzi trafiają do panelu, a przyjęcie zgłoszenia jest niezależne od wysyłki powiadomienia. Wiadomość kieruje do panelu z kontrolą dostępu, zamiast zawierać treść odpowiedzi. Sposób działania formularzy w konkretnej przychodni ustalamy osobno.
Co jest wdrożone, a co pozostaje projektem
Formularze dla przychodni są opisane w portfolio jako wdrożone. Dla Na Zdrowie w Wieliczce powstała identyfikacja i projekt strony z planowaną integracją formularzy; strona oraz integracja pozostają w realizacji. Obsługa zgłoszeń w tej placówce nie została więc jeszcze wdrożona.
W publicznych materiałach nie mamy porównywalnego pomiaru minut zaoszczędzonych przez te placówki. Dlatego nie przypisujemy im procentowej redukcji pracy. Efekt przyszłego wdrożenia warto mierzyć od początku: kompletnością zgłoszeń, liczbą kontaktów uzupełniających, czasem obsługi i liczbą niezamkniętych spraw.
Kiedy formularz wystarczy, a kiedy potrzebna jest integracja
Przy niewielkiej liczbie zgłoszeń może wystarczyć bezpieczny panel i jasno wskazana osoba obsługująca zgłoszenia. Integracja staje się ważna, gdy personel wielokrotnie przepisuje te same dane lub musi ręcznie uzgadniać statusy między narzędziami. Sam fakt istnienia API nie przesądza, które operacje da się wykonać.
Koszt projektu zależy od tego, jak pytania zmieniają się w zależności od odpowiedzi, jak potwierdzamy tożsamość pacjenta i dokąd trafiają dane. Znaczenie mają też podpis oraz połączenie z innymi systemami. Osobno trzeba ustalić utrzymanie, dostęp personelu i postępowanie z błędami. Formularza kontaktowego nie należy traktować jako gotowego zamiennika dowolnego dokumentu medycznego.
Zacznij od jednego procesu i sprawdź go na telefonie oraz z osobą, która będzie odbierać odpowiedzi. Jeśli barierą pozostaje rozmowa telefoniczna, przeczytaj również kiedy agent głosowy ma sens. Jeśli problemem jest ręczna praca, policz jej skalę przed rozszerzaniem systemu.
Źródła i materiały: publiczne portfolio formularzy Sonate, Mezantic, GOV.UK — struktura formularzy i sprawdzanie odpowiedzi. Wskazówki projektowe nie zastępują ustalenia wymogów dokumentacji i ochrony danych dla placówki.