Automatyzacja ofertowania z AI: od maila do zatwierdzonej oferty
Jak przygotować ofertę z maila, cennika i dokumentów? Pokazujemy reguły cen, kontrolę handlowca, wyniki próby 20 przypadków i koszt pierwszej wersji.
AI może odczytać zapytanie i przygotować propozycję oferty, ale ceny, rabaty i przeliczenia powinny wynikać z uzgodnionych reguł firmy. Handlowiec widzi źródło, braki oraz kwoty i zatwierdza wynik. Zapis w CRM, wysłanie wiadomości i przyjęcie zamówienia to kolejne, osobno ustalone działania.
Taki podział pozwala zacząć od niewielkiego zakresu: jednego rodzaju zapytań i projektu oferty. Nie wymaga obietnicy, że automat sam obsłuży każdego klienta.
Jak wygląda jedna sprawa
Klient prosi mailem o 12 sztuk konkretnego produktu. W załączniku przesyła stary cennik, a w wiadomości dopisuje prośbę o dodatkowy rabat. Zwykłe podsumowanie maila nie wystarczy: trzeba rozpoznać pozycję, użyć właściwej ceny i oddzielić prośbę klienta od zatwierdzonych warunków.
| Krok | Co robi rozwiązanie | Co widzi lub zatwierdza handlowiec |
|---|---|---|
| Odczyt zapytania | Wskazuje produkty, ilości i oczekiwania klienta | Fragment źródła przy każdym polu |
| Sprawdzenie danych | Dopasowuje pozycję do kartoteki i wykrywa braki | Niepewne dopasowanie lub brak jednostki |
| Wyliczenie | Stosuje bieżącą cenę, uzgodniony rabat i regułę zaokrągleń | Netto, VAT, brutto oraz podstawę rabatu |
| Decyzja | Wstrzymuje niekompletną lub wyjątkową sprawę | Pytanie do klienta albo decyzję o odstępstwie |
| Przygotowanie oferty | Tworzy szkic dokumentu z zatwierdzonych danych | Ostateczną wersję przed wysłaniem |
To proponowany przebieg, nie opis wdrożenia u klienta Sonate. Pokazuje zakres, który można zamówić i odebrać.
Co pokazała nasza próba
Przygotowaliśmy 20 polskich przypadków i wykonaliśmy trzy przebiegi w nowych rozmowach ChatGPT. Każda rozmowa obejmowała pełną paczkę przypadków. Czat spełnił ustalone kryteria dla 60 z 60 propozycji. Ograniczony demonstrator, który sprawdzał tę samą interpretację i przeliczał kwoty jawnymi regułami, również uzyskał 60/60.
Nie zaobserwowaliśmy przewagi jakościowej tego programu na tym zestawie. Próba pokazuje, że dobrze opisany czat może wykonać ograniczone zadanie. Nie dowodzi, że aplikacja jest konieczna do przygotowania każdej oferty.
W pełnym raporcie udostępniamy dane, polecenie, wyniki i ograniczenia. Nie mierzyliśmy odczytu PDF, czasu handlowca, tokenów ani zapisu do ERP. Wszystkie dane były syntetyczne.
Czego trzeba dopilnować w polskim ofertowaniu B2B
Najwięcej pytań pojawia się zwykle przed samym dokumentem: która cena obowiązuje, czy ilość oznacza sztuki czy opakowania, czy kwota jest netto i kto może zmienić rabat. Rozwiązanie powinno pokazywać te informacje, a nie zasłaniać ich pewnie brzmiącym tekstem.
W naszej fikcyjnej kartotece rabat partnera wynosi 5%. Prośba klienta o 12% nie zmienia tego automatycznie. Nieznany przelicznik opakowania zatrzymuje kalkulację. Dwie różne, aktualne ceny tego samego produktu wymagają wyjaśnienia.
Reguły VAT i zaokrągleń trzeba uzgodnić dla rzeczywistego procesu z osobą odpowiedzialną za rozliczenia. Stawka użyta w demonstracji nie jest kwalifikacją podatkową produktów klienta.
Czat, CRM czy dedykowane rozwiązanie?
Czat warto sprawdzić, jeśli jedna osoba przygotowuje szkic i może ręcznie wybrać aktualne materiały. Gotowy moduł ofertowania wygrywa, jeśli obsługuje Wasze produkty, warunki handlowe i akceptację. Gdy problemem jest przenoszenie danych między pocztą i CRM, może wystarczyć konfiguracja lub automatyzacja.
Aplikacja ma uzasadnienie, gdy zespół potrzebuje wspólnej kolejki, przypisania opiekuna, historii wersji, kontroli dostępu i połączenia z dalszą obsługą zamówienia. Te wymagania należy pokazać wykonawcy równie wyraźnie jak funkcję AI. Porównanie wariantów pomaga wybrać punkt startu.
Ile kosztuje pierwszy etap?
Aplikację, która odczytuje zapytanie z maila lub dokumentu, przygotowuje ofertę i po zatwierdzeniu przekazuje ją do jednego programu firmy, szacujemy na 7–29 tys. zł netto. Zakładamy jeden rodzaj ofert. Na cenę składa się aplikacja za 5–16 tys. zł, obsługa dokumentów za 0,5–5 tys. zł i połączenie z programem za 1,5–8 tys. zł.
Nie jest to oferta na dowolną branżę ani potwierdzenie gotowego połączenia z konkretnym ERP. Licencje, skany, skomplikowane konfiguratory produktu i dodatkowe ścieżki mogą zmienić zakres. Kalkulator kosztu pokazuje także wydatki miesięczne i koszt pierwszego roku.
Przy zakupie pytaj o koszt zaakceptowanej oferty, a nie tylko wywołania modelu. W rachunku dla 1000 spraw uwzględniamy kontrolę oraz utrzymanie i pokazujemy, kiedy inwestycja może się nie zwrócić w pierwszym roku.
Jak odebrać takie wdrożenie
Przygotuj przykłady przed rozpoczęciem prac. Oprócz zwykłego zapytania dodaj brak ilości, stary cennik, niejednoznaczny produkt, dodatkowy rabat, korektę i duplikat. Odbiór powinien potwierdzić zarówno poprawny wynik, jak i prawidłowe wstrzymanie działania.
Wymagaj, żeby zatwierdzona oferta miała znaną wersję źródeł. Po zmianie cennika wcześniej zatwierdzony dokument nie powinien po cichu zmienić treści. Ustal też, co wydarzy się, jeśli system odbierze tę samą wiadomość ponownie.
Do przygotowania rozmowy wystarczy jedna typowa sprawa, jeden trudny wyjątek i nazwa obecnego programu. Otwarty pakiet do zamówienia wdrożenia zawiera opis projektu, porównanie ofert i testy odbioru. W Sonate możemy na tej podstawie uzgodnić zakres aplikacji, interfejsu i integracji.